Puži, hodaj, trči: transformacija naslijeđenih sistema za povećanje vrijednosti preduzeća

Mark Fasold, strateški savjetnik preduzeća Falls River Group (FRG), IMAP-ovog tima u Naplesu (FL), govori o transformaciji poslovanja, iznoseći pojedinosti o provjerenim pristupima i načelima koja povećavaju vjerovatnoću ne samo uspješnog ishoda, već i veće vrijednosti preduzeća.

Ponekad je teško uočiti potrebu za usmjerenjem na povećanje vrijednosti poslovanja ako nemate trenutnu namjeru da prodate. Međutim, maksimiziranje vrijednosti Vašeg preduzeća je ključno kako bi se osigurala mogućnost prodaje u budućnosti i proširile vaše mogućnosti na trenutnom tržištu.

Bez obzira na sektor, jedan od ključnih činilaca koji utječu na vrijednost preduzeća su unutarnji sistemi i procesi preduzeća. Ako oni nisu u stanju da slijede tehnologiju koja se ubrzano mijenja, bit će negativnih finansijskih i operativnih posljedica na cijelo preduzeće, što će rezultirati smanjenjem vrijednosti preduzeća.

Trošak starijih, naslijeđenih sistema može biti značajan i obuhvatit će neproporcionalnu količinu resursa kako bi sistem nastavio raditi i tako potisnuti mogućnost uspjeha preduzeća. Naslijeđeni procesi i sistemi odvraćaju pažnju od front-end poslovanja i usluge za kupce, onemogućuju razvoj talentovanih ljudi, troše sredstva za vrjednija ulaganja i sprječavaju prelazak na Cloud tehnologije za poboljšani IT proces.

Svijet upravljanja resursima preduzeća (ERP) pun je neuspjeha. Što Vaše preduzeće može da učini kako bi bilo uspješno? 

Nema garancija ili propisanih puteva za uspješnu transformaciju implementacije i poslovanja Vašeg preduzeća sa novim ERP sistemom. No, nezavisno o sektoru, postoje provjereni pristupi i načela koja će značajno povećati vjerojatnost uspješnog ishoda.

1. Prepoznajte problem

Najvažniji prvi korak za uspjeh je prepoznati problem u trenutnom operativnom okruženju i obvezati se na višem nivou na transformaciju poslovanja preduzeća. Drugim riječima, upravljački tim mora da prepozna 'gorući problem' za organizaciju zbog kojeg su takve velike promjene potrebne.

Stvaranje organizacijskog imperativa za transformativnu promjenu uključuje duboku introspekciju u to kako trenutna situacija negativno utiče na preduzeće i povezane troškove. Drugi ključni aspekt koji treba istražiti je što će se dogoditi ako se ništa ne preduzme? U većini slučajeva, prva će procjena iznenaditi upravljački tim u smislu koliko loše (i skupo) trenutna struktura posluje. 

2. Organizacija i dodjela resursa

Idući korak je organizacija i dodjela potrebnih resursa kako bi se odradila procjena 'gorućeg problema'. Nemojte ovo gledati kao IT projekat jer će to smanjiti vjerojatnoću uspjeha. Ključno je da viši menadžment vodi transformaciju, a vodeći pokrovitelj treba da bude neko iz izvršnog menadžmenta direktno odgovoran direktoru/vlasnicima.

3. Razvijte plan za uspjeh

Još jedna bitna aktivnost koju treba preduzeti u ranoj fazi je utvrđivanje opširnog i detaljnog plana za uspjeh. Planovi mogu biti u različitim oblicima, ali sadržaj mora da odredi budžet, vremenski raspored i glavne događaje poput implementacije, kao i biti precizan oko očekivanih ishoda, uključujući finansijske/ operativne učinke i povrat. Pripazite – potrošite više vremena ovdje nego što mislite da je potrebno kako biste u potpunosti ocijenili plan, ili drugim riječima 'idite polako da biste išli brzo', jer će se promišljanje o elementima plana isplatiti tokom projekta. Osigurajte procjenu/smanjenje rizika u izvršenju plana.

Cijeli proces koji vodi do datuma implementacije trebao bi da traje 9-15 mjeseci, zavisno o opsegu pothvata. Softverski proizvodi imat će mnoštvo modula i funkcionalnosti koji će zahtijevati izbor ključnog opsega za početnu implementaciju.

4. Postavite strukturu upravljanja

Poduhvat transformacije zahtijevat će nekoliko razina nadzora. Zbog toga je vlasnička struktura ključna iako je uspostavljena s jasnim ulogama i ko o čemu odlučuje, vjerojatnoća uspjeha se značajno povećava. Na opštem nivou trebalo bi da budu 2-3 sloja nadzora. Najviša upravljačka grupa je izvršni tim, koji odobrava budžete, opseg i prioritete. Sljedeći niži nivo je neka vrsta interdisciplinarnog tima, na čelu s menadžerom pokroviteljem, a zatim radni timovi koji izvršavaju temeljne zadatke, to jest, nove procese i sisteme. Ključna tačka – ako stavite svoje najbolje ljude u ove timove također će se povećati vjerojatnoća uspjeha.

5. Uspostavite vodeća načela

Viši upravljački tim u preduzeću mora da se složi oko vodećih načela koja će različiti timovi koristiti za izvršavanje posla. To može da uključi: zabranu prilagođavanja osnovnog koda; korištenje standardnih izvještaja za početak; uspješna implementacija kao glavni prioritet vs. pridržavanje rasporeda i budžeta; usmjerenost na osnove prije naprednih mogućnosti (vidjeti Puži – hodaj – trči ispod); fokus na provjereni ERP unutar sektora vs. uopšteniji proizvodi preduzeća; i tako dalje. Razmišljajte o ovim načelima kao o vodećim strategijama i ključnim izborima za postavljanje smjernica za nevjerojatnu količinu posla koji predstoji. Promjena načela zahtjeva odobrenje od izvršnog tima.

6. Pridržavajte se metodologije Puži – hodaj – trči

Cilj principa Puži – hodaj – trči je da se prvo osigura da osnove novog sitema rade neometano, a zatim da se pređe na komplikovanije mogućnosti ERP sistema. Ovaj jednostavan koncept osigurava da osnovna funkcionalnost ERP sistema radi bez grešaka u ranoj fazi. Dijelovi hodaj i trči dolaze kasnije. Mnoga preduzeća prekršila su tu metodologiju i platila cijenu kod implementacije. Pripremite se – softverska preduzeća i ljudi unutar preduzeća s razlogom će tražiti kompliciranije mogućnosti i zato ako kažete 'ne sada', to će značajno smanjiti rizik i donijeti rane pobjede. 

7. Odabir softvera

Ono što je dostupno na današnjem tržištu softvera je nezamislivo. Veliki igrači poput kompanija SAP, Oracle i Microsoft, imaju alate koji su istovremeno snažni i riskantni, s obzirom na veličinu i kompjutersku snagu. Izbor softvera trebao bi biti vođen planom i vodećim načelima. Softver specifičan za sektor može da se istraži na sajmovima gdje možete da upoznate mnoge ponuđače softvera i da čujete njihove ponude. Prezentovat će vam ih timovi za prodaju i razvoj poslovanja, ne radnici koji će raditi na implementaciji, pa zbog toga insistirajte na upoznavanju tima za implementaciju kako biste ocijenili kompatibilnost i sposobnost. Konačno, pripazite – softverska preduzeća vole da zadive i da obećaju nemoguće koristeći spretne prezentacije i sve napredne i kompleksne mogućnosti. Morat ćete zanemariti buku i pogledati ključne temeljne mogućnosti i funkcionalnost za početak.   

Što se događa jednom kada je sistem pokrenut?

Korist od uspješne implementacije ne dolazi odmah. Prvih nekoliko sedmica bit će zahtjevne, bez obzira na to koliko glatko je proces tekao jer se ljudi navikavaju na nove ERP alate i procese. Ovu ključnu delikatnu fazu treba da nadgledaju iskusni korisnici koji su detaljno naučili sistem prije implementacije.

Zapravo je potrebno više od 12-24 mjeseci da bi se ostvario potpuni povrat i očekivani rezultati. Jednom kada se sistem i novi procesi pokrenu i ako je praćena metodologija Puži – hodaj – trči, gotovo je zagarantovano da će prednosti nadmašiti očekivanja. Zapamtite, što više preduzeće na početku implementira ERP mogućnosti koje su postupno kompleksne i teže razumjeti, više će vremena biti potrebno da se ostvari korist.

Koja je prednost za preduzeća?

Nakon cjelokupnog posla do implementacije, uključujući glavobolje, teške izbore, stresne trenutke i umor zaposlenika, što će poslovanje dobiti? Što se može očekivati u smislu pozitivnih rezultata i minimalnih očekivanja?

a. Očekujte povrat od 5-7 godina u rasponu od 20-30+%. Ako vaše poslovanje ima značajni udio radnog kapitala, mogući povećani novčani tok od boljeg upravljanja zalihama i potraživanjima mogao bi biti značajan.

b. Obim posla će se smanjiti, a slijedit će ga smanjen broj zaposlenika. Ušteda troškova bit će u mnogim funkcionalnim područjima. Mora postojati disciplinirani pristup za uklanjanje radnih mjesta tamo gdje su stari i neefikasni poslovni procesi uklonjeni. Razumni cilj je uklanjanje 5-10% radnih mjesta.

c. Održavanje novih sistema, sve zajedno, jeftinije je u većini slučajeva, pogotovo IT održavanje. Plan mora biti prilično specifičan kod IT infrastrukture koje neće biti u novom ERP, a stari ostaci naslijeđenih sistema moraju da budu u potpunosti uklonjeni. 

d. Tehnološki resursi oslobođeni su za rad na prilikama za klijente/kupce. Mogućnost da usmjerite pažnju na kupce bit će značajna prednost.

e. Upravljanje imovinom postaje lakše, a mjerljivi napredak bit će očit (npr. dobici u novčanom toku zaliha i bolje upravljanje potraživanjima).

f. Skupi centri podataka u vlasništvu preduzeća mogu postupno da se ukinu. Rješenja bazirana na Cloud tehnologiji nude efikasnost i širinu.

g. Preduzeće će jednostavno bolje poslovati. Zaposlenici će više uživati u poslu, a s jednom verzijom podataka i izvještaja za sve, organizacija će biti bolje informisana.

h. Uspješna implementacija ERP-a omogućit će preduzeću da postigne maksimalne finansijske rezultate i da poveća vrijednost, iznutra kao i prema potencijalnim kupcima, u slučaju da se vlasnik odluči na prodaju.

Osigurajte čvrst položaj svog preduzeća na konkurentskom tržištu

ERP preduzeća je jedan od najvažnijih faktora u određivanju hoće li M&A transakcija biti uspjeh ili neuspjeh. Ako je stari naslijeđeni sistem još uvijek na snazi, to će biti upozorenje kupcima. Dakako, spajanje ili preuzimanje može da pruži stratešku platformu za budući rast, ali isto tako može da ubrza softverske izazove preduzeća. Ključ je razumjeti kako će spojena poslovanja nastaviti, kako bi se razumjelo koji sistemi treba da se zadrže, ažuriraju ili povuku. 

Koje su najveće vrijednosti koje potiču implementaciju ERP-a ili zamjenu starog naslijeđenog sistema?

Standardizacija globalne poslovne operacije; usklađenost s propisima; veća efikasnost poslova; bolja usluga prema kupcima i lojalnost kupaca; pozicioniranje preduzeća za konkurentske prepreke i druge aktivnosti na tržištu; praćenje i unaprjeđenje poslovanja preduzeća; povećanje integracije sistrma na različitim lokacijama; dobro pozicioniranje preduzeća za rast te smanjenje operativne i izvještajne složenosti.

Falls River Group LLC, i naši IMAP partneri širom svijeta, razumiju ovu vrlo važnu dinamiku ERP-a i naslijeđenih sistema, kao i kako najbolje pozicionirati preduzeća, u vrlo kompetitivnom okruženju, za prodaju, kupovinu ili odabir finansijskog partnera.

Kliknite ovdje za članak >> Transforming Legacy Systems to Build Enterprise Value 

Kliknite ovdje za ostale članke u IMAP-ovom >> Creating Value no.9