Puži, hodaj, trči: transformacija naslijeđenih sustava za povećanje vrijednosti poduzeća

Mark Fasold, strateški savjetnik poduzeća Falls River Group (FRG), IMAP-ovog tima u Naplesu (FL), govori o transformaciji poslovanja, iznoseći pojedinosti o provjerenim pristupima i načelima koja povećavaju vjerojatnost ne samo uspješnog ishoda, već i veće vrijednosti poduzeća.

Ponekad je teško uočiti potrebu za usmjerenjem na povećanje vrijednosti poslovanja ako nemate trenutačnu namjeru prodati. Međutim, maksimiziranje vrijednosti Vašeg poduzeća je ključno kako bi se osigurala prodavljivost u budućnosti te proširile vaše mogućnosti na trenutnom tržištu.

Bez obzira na sektor, jedan od ključnih čimbenika koji utječu na vrijednost poduzeća su unutarnji sustavi i procesi poduzeća. Ako oni nisu u stanju slijediti tehnologiju koja se ubrzano mijenja, bit će negativnih financijskih i operativnih posljedica na cijelo poduzeće, što će rezultirati smanjenjem vrijednosti poduzeća.

Trošak starijih, naslijeđenih sustava može biti značajan i obuhvatit će neproporcionalnu količinu resursa kako bi sustav nastavio raditi i tako potisnuti mogućnost uspjeha poduzeća. Naslijeđeni procesi i sustavi odvraćaju pažnju od front-end poslovanja i usluge za kupce, onemogućuju razvoj talentiranih ljudi, troše sredstva za vrjednija ulaganja i sprječavaju prelazak na Cloud tehnologije za poboljšani IT proces.

Svijet Upravljanja resursima poduzeća (ERP) pun je neuspjeha. Što Vaše poduzeće može učiniti kako bi bilo uspješno?

Nema jamstava ili propisanih puteva za uspješnu transformaciju implementacije i poslovanja Vašeg poduzeća s novim ERP sustavom. No, neovisno o sektoru, postoje provjereni pristupi i načela koja će značajno povećati vjerojatnost uspješnog ishoda.

1. Prepoznajte problem

Najvažniji prvi korak za uspjeh je prepoznati problem u trenutnom operativnom okruženju i obvezati se na višoj razini na transformaciju poslovanja poduzeća. Drugim riječima, upravljački tim mora prepoznati 'gorući problem' za organizaciju zbog kojeg su takve velike promjene potrebne.

Stvaranje organizacijskog imperativa za transformativnu promjenu uključuje duboku introspekciju u to kako trenutna situacija negativno utječe na poduzeće i povezane troškove. Drugi ključni aspekt koji treba istražiti je što će se dogoditi ako se ništa ne poduzme? U većini slučajeva, prva će procjena iznenaditi upravljački tim u smislu koliko loše (i skupo) trenutna struktura posluje. 

2. Organizacija i dodjela resursa

Idući korak je organizacija i dodjela potrebnih resursa kako bi se odradila procjena 'gorućeg problema'. Nemojte ovo gledati kao IT projekt jer će to smanjiti vjerojatnost uspjeha. Ključno je da viši menadžment vodi transformaciju, a vodeći pokrovitelj treba biti netko iz izvršnog menadžmenta izravno odgovoran direktoru/vlasnicima.

3. Razvijte plan za uspjeh

Još jedna bitna aktivnost koju treba poduzeti u ranoj fazi je utvrđivanje opširnog i detaljnog plana za uspjeh. Planovi mogu biti u različitim oblicima, ali sadržaj mora odrediti budžet, vremenski raspored i glavne događaje poput implementacije te biti precizan oko očekivanih ishoda, uključujući financijske/ operativne učinke i povrat. Pripazite – potrošite više vremena ovdje nego što mislite da je potrebno kako biste u potpunosti ocijenili plan, ili drugim riječima 'idite polako da biste išli brzo', jer će se promišljanje o elementima plana isplatiti tijekom projekta. Osigurajte procjenu/smanjenje rizika u izvršenju plana.

Cijeli proces koji vodi do datuma implementacije trebao bi trajati 9-15 mjeseci, ovisno o opsegu pothvata. Softverski proizvodi imat će mnoštvo modula i funkcionalnosti koji će zahtijevati izbor ključnog opsega za početnu implementaciju. 

4. Postavite strukturu upravljanja

Pothvat transformacije zahtijevat će nekoliko razina nadzora. Stoga je vlasnička struktura ključna i ako je uspostavljena s jasnim ulogama i tko o čemu odlučuje, vjerojatnost uspjeha se značajno povećava. Na općenitoj razini trebala bi biti 2-3 sloja nadzora. Najviša upravljačka grupa je izvršni tim, koji odobrava budžete, opseg i prioritete. Sljedeća niža razina je neka vrsta interdisciplinarnog tima, na čelu s menadžerom pokroviteljem, a zatim radni timovi koji izvršavaju temeljne zadatke, to jest, nove procese i sustave. Ključna točka – ako stavite svoje najbolje ljude u ove timove također će se povećati vjerojatnost uspjeha.

5. Uspostavite vodeća načela

Viši upravljački tim u poduzeću mora se složiti oko vodećih načela koja će različiti timovi koristiti za izvršavanje posla. To može uključivati: zabranu prilagođavanja osnovnog koda; korištenje standardnih izvještaja za početak; uspješna implementacija kao glavni prioritet vs. pridržavanje rasporeda i budžeta; usmjerenost na osnove prije naprednih mogućnosti (vidjeti Puži – hodaj – trči ispod); fokus na provjereni ERP unutar sektora vs. općenitiji proizvodi poduzeća; i tako dalje. Razmišljajte o ovim načelima kao o vodećim strategijama i ključnim izborima za postavljanje smjernica za nevjerojatnu količinu posla koji predstoji. Promjena načela zahtjeva odobrenje od izvršnog tima. 

6. Pridržavajte se metodologije Puži – hodaj – trči

Cilj principa Puži – hodaj – trči je prvo osigurati da osnove novog sustava rade neometano, a zatim prijeći na kompliciranije mogućnosti ERP sustava. Ovaj jednostavan koncept osigurava da osnovna funkcionalnost ERP sustava radi bez grešaka u ranoj fazi. Dijelovi hodaj i trči dolaze kasnije. Mnoga poduzeća prekršila su tu metodologiju i platila cijenu kod implementacije. Pripremite se – softverska poduzeća i ljudi unutar poduzeća s razlogom će tražiti kompliciranije mogućnosti i zato ako kažete 'ne sada', to će značajno smanjiti rizik i donijeti rane pobjede.

7. Odabir softvera

Ono što je dostupno na današnjem tržištu softvera je nezamislivo. Veliki igrači poput kompanija SAP, Oracle i Microsoft, imaju alate koji su istovremeno snažni i riskantni, s obzirom na golemost i računalnu snagu. Izbor softvera trebao bi biti vođen planom i vodećim načelima. Softver specifičan za sektor može se istražiti na sajmovima gdje možete upoznati mnoge pružatelje softvera i čuti njihove ponude. Prezentirat će vam ih timovi za prodaju i razvoj poslovanja, ne djelatnici koji će raditi na implementaciji, stoga inzistirajte na upoznavanju tima za implementaciju kako biste ocijenili kompatibilnost i sposobnost. Konačno, pripazite – softverska poduzeća vole zadiviti i obećati nemoguće koristeći spretne prezentacije i sve napredne i kompleksne mogućnosti. Morat ćete zanemariti buku i pogledati ključne temeljne mogućnosti i funkcionalnost za početak.   

Što se događa jednom kada je sustav pokrenut?

Korist od uspješne implementacije ne dolazi odmah. Prvih nekoliko tjedana bit će zahtjevni, bez obzira na to koliko glatko je proces tekao jer se ljudi navikavaju na nove ERP alate i procese. Ovu ključnu delikatnu fazu trebaju nadgledati iskusni korisnici koji su detaljno naučili sustav prije implementacije.

Zapravo je potrebno više od 12-24 mjeseci da bi se ostvario potpuni povrat i očekivani rezultati. Jednom kada se sustav i novi procesi pokrenu i ako je praćena metodologija Puži – hodaj – trči, gotovo je zajamčeno da će prednosti nadmašiti očekivanja. Zapamtite, što više poduzeće na početku implementira ERP mogućnosti koje su postupno kompleksne i teže razumjeti, više će vremena biti potrebno da se ostvari korist.

Koja je prednost za poduzeća?

Nakon cjelokupnog posla do implementacije, uključujući glavobolje, teške izbore, stresne trenutke i umor zaposlenika, što će poslovanje dobiti? Što se može očekivati u smislu pozitivnih rezultata i minimalnih očekivanja?

a. Očekujte povrat od 5-7 godina u rasponu od 20-30+%. Ako vaše poslovanje ima značajni udio radnog kapitala, mogući povećani novčani tok od boljeg upravljanja zalihama i potraživanjima mogao bi biti značajan.

b. Obujam posla će se smanjiti, a slijedit će ga smanjen broj zaposlenika. Ušteda troškova bit će u mnogim funkcionalnim područjima. Mora postojati disciplinirani pristup za uklanjanje radnih mjesta tamo gdje su stari i neučinkoviti poslovni procesi uklonjeni. Razumni cilj je uklanjanje 5-10% radnih mjesta.

c. Održavanje novih sustava, sve zajedno, jeftinije je u većini slučajeva, pogotovo IT održavanje. Plan mora biti prilično specifičan kod IT infrastrukture koje neće biti u novom ERP, a stari ostaci naslijeđenih sustava moraju biti u potpunosti uklonjeni.

d. Tehnološki resursi oslobođeni su za rad na prilikama za klijente/kupce. Mogućnost da usmjerite pažnju na kupce bit će značajna prednost.

e. Upravljanje imovinom postaje lakše, a mjerljivi napredak bit će očit (npr. dobici u novčanom toku zaliha i bolje upravljanje potraživanjima).

f. Skupi podatkovni centri u vlasništvu poduzeća mogu se postupno ukinuti. Rješenja temeljena na Cloud tehnologiji nude učinkovitost i širinu.

g. Poduzeće će jednostavno bolje poslovati. Zaposlenici će više uživati u poslu, a s jednom verzijom podataka i izvještaja za sve, organizacija će biti bolje informirana.

h. Uspješna implementacija ERP-a omogućit će poduzeću da postigne maksimalne financijske rezultate te povećati vrijednost, iznutra kao i prema potencijalnim kupcima, u slučaju da se vlasnik odluči na prodaju.

Osigurajte čvrst položaj svojeg poduzeća na konkurentskom tržištu

ERP poduzeća je jedan od najvažnijih faktora u određivanju hoće li M&A transakcija biti uspjeh ili neuspjeh. Ako je stari naslijeđeni sustav još uvijek na snazi, to će biti upozorenje kupcima. Dakako, spajanje ili preuzimanje može pružiti stratešku platformu za budući rast, ali isto tako može ubrzati softverske izazove poduzeća. Ključ je razumjeti kako će spojena poslovanja nastaviti, kako bi se razumjelo koji sustavi se trebaju zadržati, ažurirati ili povući.

Koje su najveće vrijednosti koje potiču implementaciju ERP-a ili zamjenu starog naslijeđenog sustava?

Standardizacija globalne poslovne operacije; usklađenost s propisima; veća učinkovitost poslova; bolja usluga prema kupcima i lojalnost kupaca; pozicioniranje poduzeća za konkurentske prepreke i druge aktivnosti na tržištu; praćenje i unaprjeđenje poslovanja poduzeća; povećanje integracije sustava na različitim lokacijama; dobro pozicioniranje poduzeća za rast te smanjenje operativne i izvještajne složenosti.

Falls River Group LLC, i naši IMAP partneri diljem svijeta, razumiju ovu vrlo važnu dinamiku ERP-a i naslijeđenih sustava te kako najbolje pozicionirati poduzeća, u vrlo kompetitivnom okruženju, za prodaju, kupnju ili odabir financijskog partnera.

Kliknite ovdje za članak >> Transforming Legacy Systems to Build Enterprise Value 

Kliknite ovdje za ostale članke u IMAP-ovom >> Creating Value no.9