Plazi se, hodi, teci: preobrazba podedovanih sistemov za povečevanje vrednosti podjetja

Mark Fasold, strateški svetovalec podjetja Falls River Group (FRG), IMAP tim v Naplesu (FL), govori o preobrazbi poslovanja ter razkriva podrobnosti o preverjenih pristopih in načelih, ki povečujejo verjetnost ne le uspešnega izida, ampak tudi večje vrednosti podjetja.

Včasih je težko dojeti potrebo po usmerjenosti k povečevanju vrednosti poslovanja, če trenutno ne nameravate prodajati. Vendar je maksimiranje vrednosti Vašega podjetja ključno, da bi se zagotovila možnost prodaje v prihodnosti ter da bi se razširile vaše možnosti na trenutnem trgu.

Ne glede na sektor so notranji sistemi in procesi podjetja eden ključnih dejavnikov, ki vplivajo na vrednost podjetja. Če oni niso sposobni slediti tehnologiji, ki se nagloma spreminja, bo prišlo do negativnih finančnih in operativnih posledic za celotno podjetje, kar bo zmanjšalo vrednost podjetja.

Strošek starejših, podedovanih sistemov je lahko znaten in bo zajel nesorazmerno količino resursov, da bi sistem nadaljeval delati in tako zatrl možnost uspeha podjetja. Podedovani procesi in sistemi odvrnejo pozornost od front-end poslovanja in storitev za kupce, onemogočajo razvoj talentiranih ljudi, trošijo sredstva za bolj vredna vlaganja in preprečujejo prehod na Cloud tehnologije za izboljšan IT proces.

Svet Upravljanja resursov podjetja (ERP) je poln neuspehov. Kaj lahko Vaše podjetje naredi, da bi bilo uspešno? 

Ni zagotovil ali predpisanih poti za uspešno preobrazbo implementacije in poslovanja Vašega podjetja z novim ERP sistemom. Vendar neodvisno od sektorja obstajajo preverjeni pristopi in načela, ki bodo znatno povečala verjetnost uspešnega izida.

1. Prepoznajte problem

Najbolj pomemben prvi korak za uspeh je prepoznati problem v trenutnem operativnem okolju ter se zavezati na najvišji ravni k preobrazbi poslovanja podjetja. Povedano drugače, vodstvena ekipa mora prepoznati 'pereč problem' za organizacijo, zaradi katerega so takšne velike spremembe potrebne.

Ustvarjanje organizacijske nujnosti za preobrazbo vključuje globoko introspekcijo v to, kako trenutna situacija negativno vpliva na podjetje in povezane stroške. Drugi ključni vid, ki ga je treba preučiti, je, kaj se bo zgodilo, če ničesar ne naredimo? V večini primerov bo prva ocena presenetila vodstveno ekipo v smislu kako slabo (in drago) posluje trenutna struktura. 

2. Organizacija in dodelitev sredstev

Naslednji korak je organizacija in dodelitev potrebnih sredstev, da bi lahko naredili oceno 'perečega problema'. Ne glejte na to kot na IT projekt, ker bo to zmanjšalo verjetnost uspeha. Ključno je, da višje vodstvo vodi preobrazbo, vodilni pokrovitelj pa mora biti nekdo iz izvršnega vodstva ki je odgovoren neposredno direktorju/lastnikom. 

3. Razvijte načrt za uspeh

Še ena pomembna dejavnost, ki jo je treba narediti v zgodnji fazi je utrjevanje obsežnega in podrobnega načrta za uspeh. Načrti so lahko v različnih oblikah, vsebina pa mora določiti proračun, časovni razpored in glavne dogodke, kot je implementacija, ter mora biti natančna glede pričakovanih izidov, vključno s finančnimi/operativnimi učinki in povračilom. Pazite – tukaj porabite več časa kot mislite, da je potrebno, da bi popolnoma ocenili načrt, ali drugače povedano, »pojdite počasi, da bi šli hitro«, ker se bo razmislek o načrtu izplačal med projektom. Zagotovite oceno/zmanjšanje tveganja v izvedbi načrta.

Celotni proces, ki vodi do datuma implementacije, bi moral trajati 9-15 mesecev, odvisno od obsega podviga. Programski izdelki bodo imeli veliko modulov in funkcionalnosti, ki bodo zahtevali izbiro ključnega obsega za začetno implementacijo.

4. Postavite strukturo upravljanja

Podvig preobrazbe bo zahteval več ravni nadzora. Zato je lastniška struktura ključnega pomena in če je vzpostavljena z jasnimi vlogami in kdo o čem odloča, se bo verjetnost uspeha znatno povečala. Na splošni ravni bi morala biti 2-3 sloja nadzora. Najvišja vodstvena skupina je izvršni tim, ki odobrava proračune, obseg in prioritete. Naslednja nižja raven je neka zvrst interdisciplinarnega tima, kateremu je na čelu menedžer pokrovitelj, potem delovni timi, ki izvajajo temeljne naloge, se pravi, nove procese in sisteme. Ključna točka – če v te time postavite svoje najboljše ljudi, se bo povečala tudi verjetnost uspeha.

5. Vzpostavite vodilna načela

Višji vodstveni tim v podjetju se mora dogovoriti glede vodilnih načel, ki jih bodo različni timi uporabljali za izvedbo dela. To lahko vključuje: prepoved prilagajanja osnovne kode, uporabljanje standardnih poročil za začetek; uspešna implementacija kot glavna prioriteta vs. upoštevanje časovnega načrta in proračuna; usmerjenost k osnovam pred naprednimi možnostmi (glej spodaj Plazi se – hodi – teci); osredotočanje na preverjeni ERP znotraj sektorja vs. bolj splošni izdelki podjetja in tako naprej. Premišljajte o teh načelih kot o vodilnih strategijah in ključnih izbirah za postavljanje smernic za neverjetno količino prihodnjega dela. Sprememba načel zahteva odobritev izvršnega tima.

6. Upoštevajte metodologijo Plazi se – hodi - teci

Cilj načela Plazi se – hodi –teci je najprej zagotoviti, da osnove novega sistema delajo nemoteno, potem pa preiti na bolj zapletene možnosti ERP sistema. Tale enostaven koncept zagotavlja, da osnovna funkcionalnost ERP sistema dela brez napak v zgodnji fazi. Deli hodi in teci prihajajo pozneje. Mnoga podjetja so prekršila to metodologijo in plačala ceno pri implementaciji. Pripravite se – programerska podjetja in ljudje znotraj podjetja bodo z razlogom iskala bolj zapletene možnosti in zato, če rečete 'ne zdaj', bo to znatno zmanjšalo tveganje in prineslo zgodnje zmage.

7. Izbira softverja

Tisto, kar je na voljo na današnjem trgu programske opreme je nepredstavljivo. Veliki igralci kot so podjetje SAP, Oracle in Microsoft, imajo orodja, ki so obenem močna in tvegana, z ozirom na velikost in računalniško moč. Izbira softverja bi morala biti vodena z načrtom in vodilnimi načeli. Softver specifičen za sektor lahko preučimo na sejmih, kjer lahko spoznate mnoge ponudnike programske opreme in slišite njihove ponudbe. Predstavili vam jih bodo timi za prodajo in razvoj poslovanja, ne pa zaposleni, ki bodo delali na implementaciji, zato vztrajajte na spoznavanju tima za implementacijo, da bi lahko ocenili združljivost in sposobnost. In na koncu, pazite – programerska podjetja rada podžigajo in obljubljajo nemogoče ter pri tem uporabljajo spretne prezentacije ter vse napredne in zahtevne možnosti. Za začetek boste morali zanemariti hrup in pogledati ključne temeljne možnosti in funkcionalnost.

Kaj se dogaja enkrat, ko je sistem sprožen?

Korist od uspešne implementacije ne prihaja takoj. V prvih nekaj tednih bo zahtevno, ne glede na to, kako gladko je proces tekel, ker se ljudje navajajo na nova ERP orodja in procese. Tole ključno in občutljivo fazo morajo nadzorovati izkušeni uporabniki, ki so se podrobno spoznali s sistemom pred implementacijo.

Pravzaprav je potrebno več kot 12-24 mesecev, da bi prišlo do popolnega povračila in pričakovanega rezultata. Enkrat, ko so sistem in novi procesi sproženi, in če ste sledili metodologiji Plazi se- hodi- teci, je skorajda zagotovljeno, da bodo prednosti presegle pričakovanja. Zapomnite si, če podjetje na začetku implementira kar se da več ERP možnosti, ki postopoma postanejo bolj zahtevne in jih je težje razumeti, bo več časa potrebno, da da se doseže korist.

Katera je prednost za podjetja?

Kaj bo poslovanje dobilo po celotnem delu do implementacije, vključno z glavoboli, težkimi izbirami, stresnimi trenutki in utrujenostjo zaposlenih? Kaj lahko pričakujemo v smislu pozitivnih rezultatov in minimalnih pričakovanj?

a. Pričakujte povračilo med 20 in 30+% v 5-6 letih. Če ima vaše poslovanje znaten delež delovnega kapitala, bi potencialno povečani denarni tok zahvaljujoč boljšemu upravljanju zalog in terjatev lahko bil znaten.

b. Obseg dela se bo zmanjšal, sledilo pa bo zmanjšano število zaposlenih. Stroški bodo prihranjeni v marsikaterem funkcionalnem področju. Mora obstajati discipliniran dostop do odstranitve delovnih mest tam, kjer so stari in neučinkoviti poslovni procesi odstranjeni. Razumen cilj je odstranitev 5-10% delovnih mest.

c. Vzdrževanje novih sistemov, vse skupaj, bolj ceneje je v večini primerov, posebej IT vzdrževanje. Načrt mora biti precej specifičen pri IT Infrastrukturi, katere ne bo v novem ERP, stari ostanki podedovanih sistemov pa morajo biti popolnoma odstranjeni.

d. Tehnološki izviri so sproščeni za delo na priložnostih za kliente/kupce. Možnost, da usmerite pozornost na kupce, bo znatna prednost.

e. Upravljanje premoženja postaja lažje, merljiv napredek pa bo razviden (npr. dobički v denarnem toku zalog in boljše upravljanje terjatev).

f. Draga podatkovna središča, v lastništvu podjetja, lahko postopoma ukinemo. Rešitve, ki temeljijo na Cloud tehnologiji, ponujajo učinkovitost in širino.

g. Podjetje bo enostavno bolje poslovalo. Zaposleni bodo bolj uživali v delu, z eno inačico podatkov in poročil za vse bo organizacija boljše obveščena.

h. Uspešna implementacija ERP-a bo podjetju omogočila, da doseže maksimalne finančne rezultate ter poveča vrednost, znotraj kot tudi zoper potencialnim kupcem, v primeru, da se lastnik odloči za prodajo.

Poskrbite za čvrst položaj svojega podjetja na konkurenčnem trgu

ERP podjetja je en najbolj važnih dejavnikov v določanju, če bo transakcija prevzema in združitve uspešna ali ne. Če je stari podedovani sistem še zmeraj veljaven, bo to opozorilo kupcem. Seveda, prevzem ali združitev lahko omogoči strateško platformo za prihodnjo rast, lahko pa tudi pospeši programerske izzive podjetja. Ključ je razumeti, kako bodo združena poslovanja nadaljevala, da bi se razumelo katere sisteme je treba obdržati, posodobiti ali preklicati.

Katere so največje vrednosti, ki spodbujajo implementacijo ERP-a ali zamenjavo starega podedovanega sistema?

Standardizacija svetovne poslovne dejavnosti; usklajenost s predpisi; večja učinkovitost poslov; boljša storitev za kupce in zvestoba kupcev; pozicioniranje podjetja za konkurenčne ovire in druge dejavnosti na trgu; spremljanje in izboljševanje poslovanja podjetja; povečanje integracije sistema na različnih lokacijah; dobro pozicioniranje podjetja za rast ter zmanjšanje operativne in kompleksnost poročanja.

Falls River Group LLC in naši IMAP partnerji povsod po svetu razumejo tole zelo pomembno dinamiko ERP-a in podedovanih sistemov ter kako najboljše pozicionirati podjetja v zelo konkurenčnem okolju, za prodajo, nakup ali izbiro finančnega partnerja.

Kliknite tukaj za članek >> Transforming Legacy Systems to Build Enterprise Value 

Kliknite tukaj za ostale članke v IMAP-ovem >> Creating Value no.9