Puzi, hodaj, trči: transformacija nasleđenih sistema za povećanje vrednosti preduzeća

Mark Fasold, strateški savetnik preduzeća Falls River Group (FRG), IMAP-ovog tima u Nejplsu (Florida), govori o transformaciji poslovanja, iznoseći pojedinosti o proverenim pristupima i načelima koja povećavaju verovatnoću ne samo uspešnog ishoda, već i veće vrednosti preduzeća.

Ponekad je teško uočiti potrebu za usmerenjem na povećanje vrednosti poslovanja ako nemate trenutnu nameru da prodate. Međutim, maksimalizovanje vrednosti Vašeg preduzeća je ključno da bi se osigurala mogućnost prodaje u budućnosti i proširile vaše mogućnosti na trenutnom tržištu.

Bez obzira na sektor, jedan od ključnih činilaca koji utiču na vrednost preduzeća su unutrašnji sistemi i procesi preduzeća. Ako oni nisu u stanju da slede tehnologiju koja se ubrzano menja, biće negativnih finansijskih i operativnih posledica na celo preduzeće, što će rezultirati smanjenjem vrednosti preduzeća.

Trošak starijih, nasleđenih sistema može biti značajan i obuhvatiće neproporcionalnu količinu resursa kako bi sistem nastavio da radi i tako će potisnuti mogućnost uspeha preduzeća. Nasleđeni procesi i sistemi odvraćaju pažnju od front-end poslovanja i usluge za kupce, onemogućuju razvoj talentovanih ljudi, troše sredstva za vrednija ulaganja i sprečavaju prelazak na Cloud tehnologije za poboljšani IT proces.

Svet upravljanja resursima preduzeća (ERP) pun je neuspeha. Šta Vaše preduzeće može da učini da bi bilo uspešno?

Nema garancija ili propisanih puteva za uspešnu transformaciju implementacije i poslovanja Vašeg preduzeća sa novim ERP sistemom. No, nezavisno od sektora, postoje provereni pristupi i načela koja će značajno povećati verovatnoću uspešnog ishoda.

1. Prepoznajte problem

Najvažniji prvi korak za uspeh je prepoznati problem u trenutnom operativnom okruženju i obavezati se na višem nivou na transformaciju poslovanja preduzeća. Drugim rečima, upravljački tim mora da prepozna 'gorući problem' za organizaciju zbog kog su takve velike promene potrebne.

Stvaranje organizacionog imperativa za transformativnu promenu uključuje duboku introspekciju u to kako trenutna situacija negativno utiče na preduzeće i povezane troškove. Drugi ključni aspekt koji treba istražiti je šta će se dogoditi ako se ništa ne preduzme? U većini slučajeva, prva će procena iznenaditi upravljački tim u smislu koliko loše (i skupo) trenutna struktura posluje. 

2. Organizacija i dodela resursa

Sledeći korak je organizacija i dodela potrebnih resursa kako bi se odradila procena 'gorućeg problema'. Nemojte ovo gledati kao IT projekat jer će to smanjiti verovatnoću uspeha. Ključno je da viši menadžment vodi transformaciju, a vodeći pokrovitelj treba da bude neko iz izvršnog menadžmenta direktno odgovoran direktoru/vlasnicima.

3. Razvijte plan za uspeh

Još jedna bitna aktivnost koju treba preduzeti u ranoj fazi je utvrđivanje opširnog i detaljnog plana za uspeh. Planovi mogu biti u različitim oblicima, ali sadržaj mora da odredi budžet, vremenski raspored i glavne događaje poput implementacije, kao i biti precizan oko očekivanih ishoda, uključujući finansijske/ operativne učinke i povraćaj. Pripazite – potrošite više vremena ovde nego što mislite da je potrebno kako biste u potpunosti ocenili plan, ili drugim rečima 'idite polako da biste išli brzo', jer će se promišljanje o elementima plana isplatiti tokom projekta. Osigurajte procenu/smanjenje rizika u izvršenju plana. 

Ceo proces koji vodi do datuma implementacije trebao bi da traje 9-15 meseci, zavisno od opsega poduhvata. Softverski proizvodi imaće mnoštvo modula i funkcionalnosti koji će zahtevati izbor ključnog opsega za početnu implementaciju.

4. Postavite strukturu upravljanja

Poduhvat transformacije zahtevaće nekoliko nivoa nadzora. Zbog toga je vlasnička struktura ključna iako je uspostavljena s jasnim ulogama i ko o čemu odlučuje, verovatnoća uspeha se značajno povećava. Na opštem nivou trebalo bi da budu 2-3 sloja nadzora. Najviša upravljačka grupa je izvršni tim, koji odobrava budžete, opseg i prioritete. Sledeći niži nivo je neka vrsta interdisciplinarnog tima, na čelu s menadžerom pokroviteljem, a zatim radni timovi koji izvršavaju temeljne zadatke, to jest, nove procese i sisteme. Ključna tačka – ako stavite svoje najbolje ljude u ove timove takođe će se povećati verovatnoća uspeha. 

5. Uspostavite vodeća načela

Viši upravljački tim u preduzeću mora da se složi oko vodećih načela koja će različiti timovi koristiti za izvršavanje posla. To može da uključi: zabranu prilagođavanja osnovnog koda; korišćenje standardnih izveštaja za početak; uspešna implementacija kao glavni prioritet vs. pridržavanje rasporeda i budžeta; usmerenost na osnove pre naprednih mogućnosti (videti Puzi – hodaj – trči ispod); fokus na provereni ERP unutar sektora vs. uopšteniji proizvodi preduzeća; i tako dalje. Razmišljajte o ovim načelima kao o vodećim strategijama i ključnim izborima za postavljanje smernica za neverovatnu količinu posla koji predstoji. Promena načela zahteva odobrenje od strane izvršnog tima.

6. Pridržavajte se metodologije Puzi – hodaj – trči

Cilj principa Puzi – hodaj – trči je da se prvo osigura da osnove novog sistema rade neometano, a zatim da se pređe na komplikovanije mogućnosti ERP sistema. Ovaj jednostavan koncept osigurava da osnovna funkcionalnost ERP sistema radi bez grešaka u ranoj fazi. Delovi hodaj i trči dolaze kasnije. Mnoga preduzeća prekršila su tu metodologiju i platila cenu kod implementacije. Pripremite se – softverska preduzeća i ljudi unutar preduzeća s razlogom će tražiti komplikovanije mogućnosti i zato ako kažete 'ne sada', to će značajno smanjiti rizik i doneti rane pobede.

7. Odabir softvera

Ono što je dostupno na današnjem tržištu softvera je nezamislivo. Veliki igrači poput kompanija SAP, Oracle i Microsoft, imaju alate koji su istovremeno snažni i riskantni, s obzirom na veličinu i kompjutersku snagu. Izbor softvera trebalo bi da bude vođen planom i vodećim načelima. Softver specifičan za sektor može da se istraži na sajmovima gde možete da upoznate mnoge ponuđače softvera i da čujete njihove ponude. Prezentovaće vam ih timovi za prodaju i razvoj poslovanja, ne radnici koji će raditi na implementaciji, pa zbog toga insistirajte na upoznavanju tima za implementaciju kako biste ocenili kompatibilnost i sposobnost. Konačno, pripazite – softverska preduzeća vole da zadive i da obećaju nemoguće koristeći spretne prezentacije i sve napredne i kompleksne mogućnosti. Moraćete da zanemarite buku i da pogledate ključne temeljne mogućnosti i funkcionalnost za početak.   

Šta se događa jednom kada je sistem pokrenut?

Korist od uspešne implementacije ne dolazi odmah. Prvih nekoliko sedmica biće zahtevne, bez obzira na to koliko glatko je proces tekao jer se ljudi navikavaju na nove ERP alate i procese. Ovu ključnu delikatnu fazu treba da nadgledaju iskusni korisnici koji su detaljno naučili sistem pre implementacije. 

Zapravo je potrebno više od 12-24 meseci da bi se ostvario potpuni povraćaj i očekivani rezultati. Jednom kada se sistem i novi procesi pokrenu i ako je praćena metodologija Puzi – hodaj – trči, gotovo je zagarantovano da će prednosti nadmašiti očekivanja. Zapamtite, što više preduzeće na početku implementira ERP mogućnosti koje su postupno kompleksne i teže razumeti, više će vremena biti potrebno da se ostvari korist.

Koja je prednost za preduzeća?

Nakon celokupnog posla do implementacije, uključujući glavobolje, teške izbore, stresne trenutke i umor zaposlenih, šta će poslovanje dobiti? Šta se može očekivati u smislu pozitivnih rezultata i minimalnih očekivanja?

a. Očekujte povraćaj od 5-7 godina u rasponu od 20-30+%. Ako vaše poslovanje ima značajni udeo radnog kapitala, mogući povećani novčani tok od boljeg upravljanja zalihama i potraživanjima mogao bi biti značajan.

b. Obim posla će se smanjiti, a slediće ga smanjen broj zaposlenih. Ušteda troškova biće u mnogim funkcionalnim područjima. Mora da postoji disciplinovani pristup za uklanjanje radnih mesta tamo gde su stari i neefikasni poslovni procesi uklonjeni. Razumni cilj je uklanjanje 5-10% radnih mesta. 

c. Održavanje novih sistema, sve zajedno, jeftinije je u većini slučajeva, pogotovo IT održavanje. Plan mora da bude prilično specifičan kod IT infrastrukture koje neće biti u novom ERP, a stari ostaci nasleđenih sistema moraju da budu u potpunosti uklonjeni. 

d. Tehnološki resursi oslobođeni su za rad na prilikama za klijente/kupce. Mogućnost da usmerite pažnju na kupce biće značajna prednost.

e. Upravljanje imovinom postaje lakše, a merljivi napredak biće očit (npr. dobici u novčanom toku zaliha i bolje upravljanje potraživanjima).

f. Skupi centri podataka u vlasništvu preduzeća mogu postupno da se ukinu. Rešenja bazirana na Cloud tehnologiji nude efikasnost i širinu.

g. Preduzeće će jednostavno bolje poslovati. Zaposleni će više uživati u poslu, a s jednom verzijom podataka i izveštaja za sve, organizacija će biti bolje informisana. 

h. Uspešna implementacija ERP-a omogućiće preduzeću da postigne maksimalne finansijske rezultate i da poveća vrednost, iznutra kao i prema potencijalnim kupcima, u slučaju da se vlasnik odluči na prodaju.

Osigurajte čvrst položaj svog preduzeća na konkurentskom tržištu

ERP preduzeća je jedan od najvažnijih faktora u određivanju hoće li M&A transakcija biti uspeh ili neuspeh. Ako je stari nasleđeni sistem još uvek na snazi, to će biti upozorenje kupcima. Dakako, spajanje ili preuzimanje može da pruži stratešku platformu za budući rast, ali isto tako može da ubrza softverske izazove preduzeća. Ključ je razumeti kako će se  spojena poslovanja nastaviti, kako bi se razumelo koji sistemi treba da se zadrže, ažuriraju ili povuku.

Koje su najveće vrednosti koje podstiču implementaciju ERP-a ili zamenu starog nasleđenog sistema?

Standardizacija globalne poslovne operacije; usklađenost sa propisima; veća efikasnost poslova; bolja usluga prema kupcima i lojalnost kupaca; pozicioniranje preduzeća za konkurentske prepreke i druge aktivnosti na tržištu; praćenje i unapređenje poslovanja preduzeća; povećanje integracije sistema na različitim lokacijama; dobro pozicioniranje preduzeća za rast i smanjenje operativne i složenosti izveštavanja.

Falls River Group LLC, i naši IMAP partneri širom sveta, razumeju ovu vrlo važnu dinamiku ERP-a i nasleđenih sistema, kao i kako najbolje pozicionirati preduzeća u vrlo kompetitivnom okruženju, za prodaju, kupovinu ili odabir finansijskog partnera.

Kliknite ovde za članak >> Transforming Legacy Systems to Build Enterprise Value 

Kliknite ovde za ostale članke u IMAP-ovom >> Creating Value no.9